ADE
Archiwum Dokumentów Elektronicznych, system teleinformatyczny.
Akta
Wszelka dokumentacja podmiotu powstała i gromadzona w wyniku jego działalności, niezależnie od techniki wykonania, formy zewnętrznej i postaci.
Aktotwórca
Urząd (instytucja) lub osoba fizyczna, w wyniku działalności których powstaje dokumentacja.
API
Sposób, rozumiany jako ściśle określony zestaw reguł i ich opisów, w jaki systemy teleinformatyczne komunikują się między sobą; in. Interfejs programistyczny aplikacji.
Archiwum państwowe
Państwowa jednostka organizacyjna podlegająca Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych, gromadząca, ewidencjonująca, przechowująca, opracowująca, zabezpieczająca i udostępniająca materiały archiwalne oraz sprawująca kontrolę nad postępowaniem z materiałami archiwalnymi, wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego, obejmująca swoim zasięgiem prawnie ustalony obszar działania.
Dokumentacja elektroniczna
Dokumentacja w postaci elektronicznej; in. dokumenty elektroniczne.
Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA)
Jednolita, niezależna od struktury organizacyjnej urzędu lub instytucji, klasyfikacja dokumentacji powstającej w toku jego działalności oraz zawiera kwalifikację archiwalną. JRWA obejmuje wszystkie sprawy i zagadnienia z zakresu działalności instytucji, oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.
Konto
Zbiór zasobów i uprawnień przypisanych konkretnemu użytkownikowi (konto użytkownika) lub instytucji (konto instytucjonalne).
Materiały archiwalne
Wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych – powstała w przeszłości i powstająca współcześnie.
Metadane
Zestaw informacji (elementów informacyjnych) logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym, paczką archiwalną, sprawą lub inną grupą dokumentów i je opisujących, umożliwiających ich wyszukanie, kontrolę, zrozumienie oraz zarządzanie nimi.
NAC
Naczelny Dyrektor (ND)
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych
NDAP
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych - strona www.
Odwzorowanie cyfrowe
Dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru.
Paczka archiwalna
Zbiór materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej, przeznaczonych do przekazania do archiwum państwowego, utworzonych i zapisanych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych.
Państwowy zasób archiwalny
Państwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne powstałe i powstające w wyniku działalności:
organów państwowych oraz innych państwowych jednostek organizacyjnych;
organów jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych;
obcych organów władzy i administracji państwowej i innych organów, jednostek organizacyjnych i organizacji, związków wyznaniowych, a także okupacyjnych jednostek wojskowych, jeżeli materiały te znajdują się w Rzeczypospolitej Polskiej.
Państwowy zasób archiwalny tworzą również materiały archiwalne powstałe w wyniku działalności:
partii politycznych oraz innych organizacji o charakterze politycznym, społecznym, zawodowym i gospodarczym,
kościołów i związków wyznaniowych,
innych niepaństwowych organizacji i jednostek organizacyjnych,
działaczy politycznych, społecznych i gospodarczych, twórców w dziedzinie nauki i techniki, kultury i sztuki oraz innych osób, które wniosły swój historyczny wkład do rozwoju Państwa Polskiego, życia politycznego, społecznego i gospodarczego oraz do rozwoju nauki i techniki oraz kultury i sztuki,
rodzin i rodów, które wywierały historyczny wpływ na sprawy państwowe, stosunki polityczne, gospodarcze i społeczne, a także dotyczące ich majątków, przedsiębiorstw i innej aktywności gospodarczej,
Jeżeli materiały te stały się własnością Państwa w wyniku zakupu, darowizny lub w innej drodze.
Podmiot zobowiązany
Aktotwórca (lub podmiot dysponujący materiałami archiwalnymi podlegającymi przekazaniu) uprawniony/zobowiązany do przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.
Rola
Grupa uprawnień nadanych użytkownikowi w systemie, określających zakres działań, które możne on w nim wykonać.
Skrót
Na potrzeby systemu ADE: suma kontrolna (ang. check sum) wygenerowana z paczki archiwalnej, niezbędna do weryfikacji jej poprawności w systemie ADE.
Skład chronologiczny
Uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej w układzie wynikającym z kolejności wprowadzania do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD.
Skład informatycznych nośników danych
Uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, zawierających dokumentację w postaci elektronicznej
Spis zdawczo-odbiorczy
Na potrzeby systemu ADE: spis materiałów archiwalnych (spraw lub grup dokumentów), które wnioskodawca chce przekazać do archiwów państwowych; in. spis z-o.
Sprawa
Zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości.
System EZD
System teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych.
Szukaj w Archiwach
Portal archiwów państwowych udostępniający informacje o przejętych przez archiwa państwowe oraz kopie cyfrowe publicznych materiałów archiwalnych; na portalu udostępniane będą również informacje i publiczne materiały archiwalne przejęte przez system ADE. Portal dostępny jest tutaj.
Uprawnienia
Reguły definiujące, jakie operacje dany użytkownik może wykonać na określonym obiekcie w systemie.
Ustawa archiwalna
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Tekst ustawy dostępny jest tutaj.
Utworzenie konta
Utworzenie konta w systemie ADE. W systemie ADE funkcjonują dwa typy kont: konta instytucjonalne, czyli konta podmiotów, oraz konta użytkowników. Każde konto instytucjonalne musi posiadać przynajmniej jednego użytkownika, każdy użytkownik musi być przypisany do konta instytucjonalnego. Każdemu użytkownikowi zostaje przypisana rola w systemie, a co za tym idzie nadawane są mu uprawnienia do działania w systemie.
Uwierzytelnienie
Proces polegający na potwierdzeniu zadeklarowanej tożsamości podmiotu biorącego udział w procesie komunikacji.
Użytkownik
Dowolna osoba korzystająca z systemu; może to być użytkownik zalogowany posiadający w systemie konto lub też osoba korzystająca z systemu bez konieczności zalogowania.
Walidacja automatyczna
Automatyczne sprawdzenie poprawności otrzymanych plików (wniosku, załączników lub paczki archiwalnej) zgodnie z zasadami uwzględnionymi w systemie; in. weryfikacja automatyczna.
Walidacja merytoryczna
Sprawdzenie poprawności otrzymanych materiałów archiwalnych przez archiwistę z właściwego archiwum państwowego; in. weryfikacja manualna, ręczna.
Wizualizacja
Prezentacja zawartości paczki archiwalnej, umożliwiająca graficzne odzwierciedlenie w uporządkowany sposób struktury paczki archiwalnej wraz z zawartymi w niej dokumentami i metadanymi.
Zasób archiwalny
Całość dokumentacji zgromadzona w jednym lub kilku miejscach, powiązana ze sobą.
Znak sprawy
Kod identyfikujący w sposób jednoznaczny sprawę w danym podmiocie.
ZoSIA
Zintegrowany System Informacji Archiwalnej, system teleinformatyczny zaprojektowany, utrzymywany i rozwijany przez Narodowe Archiwum Cyfrowe. Więcej o projekcie ZoSIA można znaleźć tutaj.
