PNG

ADE

Archiwum Dokumentów Elektronicznych, system teleinformatyczny.


Akta

Wszelka dokumentacja podmiotu powstała i gromadzona w wyniku jego działalności, niezależnie od techniki wykonania, formy zewnętrznej i postaci.


Aktotwórca

Urząd (instytucja) lub osoba fizyczna, w wyniku działalności których powstaje dokumentacja.


API

Sposób, rozumiany jako ściśle określony zestaw reguł i ich opisów, w jaki systemy teleinformatyczne komunikują się między sobą; in. Interfejs programistyczny aplikacji.


Archiwum państwowe

Państwowa jednostka organizacyjna podlegająca Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych, gromadząca, ewidencjonująca, przechowująca, opracowująca, zabezpieczająca i udostępniająca materiały archiwalne oraz sprawująca kontrolę nad postępowaniem z materiałami archiwalnymi, wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego, obejmująca swoim zasięgiem prawnie ustalony obszar działania.


Dokumentacja elektroniczna

Dokumentacja w postaci elektronicznej; in. dokumenty elektroniczne.


Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA)

Jednolita, niezależna od struktury organizacyjnej urzędu lub instytucji, klasyfikacja dokumentacji powstającej w toku jego działalności oraz zawiera kwalifikację archiwalną. JRWA obejmuje wszystkie sprawy i zagadnienia z zakresu działalności instytucji, oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.


Konto

Zbiór zasobów i uprawnień przypisanych konkretnemu użytkownikowi (konto użytkownika) lub instytucji (konto instytucjonalne).


Materiały archiwalne

Wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych – powstała w przeszłości i powstająca współcześnie.


Metadane

Zestaw informacji (elementów informacyjnych) logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym, paczką archiwalną, sprawą lub inną grupą dokumentów i je opisujących, umożliwiających ich wyszukanie, kontrolę, zrozumienie oraz zarządzanie nimi.


NAC

Narodowe Archiwum Cyfrowe


Naczelny Dyrektor (ND)

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych


NDAP

Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych - strona www.


  

Odwzorowanie cyfrowe

Dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru.


Paczka archiwalna

Zbiór materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej, przeznaczonych do przekazania do archiwum państwowego, utworzonych i zapisanych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych.


Państwowy zasób archiwalny

Państwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne powstałe i powstające w wyniku działalności:

organów państwowych oraz innych państwowych jednostek organizacyjnych;

organów jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych;

obcych organów władzy i administracji państwowej i innych organów, jednostek organizacyjnych i organizacji, związków wyznaniowych, a także okupacyjnych jednostek wojskowych, jeżeli materiały te znajdują się w Rzeczypospolitej Polskiej.

Państwowy zasób archiwalny tworzą również materiały archiwalne powstałe w wyniku działalności:

partii politycznych oraz innych organizacji o charakterze politycznym, społecznym, zawodowym i gospodarczym,

kościołów i związków wyznaniowych,

innych niepaństwowych organizacji i jednostek organizacyjnych,

działaczy politycznych, społecznych i gospodarczych, twórców w dziedzinie nauki i techniki, kultury i sztuki oraz innych osób, które wniosły swój historyczny wkład do rozwoju Państwa Polskiego, życia politycznego, społecznego i gospodarczego oraz do rozwoju nauki i techniki oraz kultury i sztuki,

rodzin i rodów, które wywierały historyczny wpływ na sprawy państwowe, stosunki polityczne, gospodarcze i społeczne, a także dotyczące ich majątków, przedsiębiorstw i innej aktywności gospodarczej,

Jeżeli materiały te stały się własnością Państwa w wyniku zakupu, darowizny lub w innej drodze.


Podmiot zobowiązany

Aktotwórca (lub podmiot dysponujący materiałami archiwalnymi podlegającymi przekazaniu) uprawniony/zobowiązany do przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.


Rola

Grupa uprawnień nadanych użytkownikowi w systemie, określających zakres działań, które możne on w nim wykonać.


Skrót

Na potrzeby systemu ADE: suma kontrolna (ang. check sum) wygenerowana z paczki archiwalnej, niezbędna do weryfikacji jej poprawności w systemie ADE.


Skład chronologiczny

Uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej w układzie wynikającym z kolejności wprowadzania do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD.


Skład informatycznych nośników danych

Uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, zawierających dokumentację w postaci elektronicznej


Spis zdawczo-odbiorczy

Na potrzeby systemu ADE: spis materiałów archiwalnych (spraw lub grup dokumentów), które wnioskodawca chce przekazać do archiwów państwowych; in. spis z-o.


Sprawa

Zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości.


System EZD

System teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych.


Szukaj w Archiwach

Portal archiwów państwowych udostępniający informacje o przejętych przez archiwa państwowe oraz kopie cyfrowe publicznych materiałów archiwalnych; na portalu udostępniane będą również informacje i publiczne materiały archiwalne przejęte przez system ADE. Portal dostępny jest tutaj.


Uprawnienia

Reguły definiujące, jakie operacje dany użytkownik może wykonać na określonym obiekcie w systemie.


Ustawa archiwalna

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Tekst ustawy dostępny jest tutaj.


Utworzenie konta

Utworzenie konta w systemie ADE. W systemie ADE funkcjonują dwa typy kont: konta instytucjonalne, czyli konta podmiotów, oraz konta użytkowników. Każde konto instytucjonalne musi posiadać przynajmniej jednego użytkownika, każdy użytkownik musi być przypisany do konta instytucjonalnego. Każdemu użytkownikowi zostaje przypisana rola w systemie, a co za tym idzie nadawane są mu uprawnienia do działania w systemie.


Uwierzytelnienie

Proces polegający na potwierdzeniu zadeklarowanej tożsamości podmiotu biorącego udział w procesie komunikacji.


Użytkownik

Dowolna osoba korzystająca z systemu; może to być użytkownik zalogowany posiadający w systemie konto lub też osoba korzystająca z systemu bez konieczności zalogowania.


Walidacja automatyczna

Automatyczne sprawdzenie poprawności otrzymanych plików (wniosku, załączników lub paczki archiwalnej) zgodnie z zasadami uwzględnionymi w systemie; in. weryfikacja automatyczna.


Walidacja merytoryczna

Sprawdzenie poprawności otrzymanych materiałów archiwalnych przez archiwistę z właściwego archiwum państwowego; in. weryfikacja manualna, ręczna.


Wizualizacja

Prezentacja zawartości paczki archiwalnej, umożliwiająca graficzne odzwierciedlenie w uporządkowany sposób struktury paczki archiwalnej wraz z zawartymi w niej dokumentami i metadanymi.


Zasób archiwalny

Całość dokumentacji zgromadzona w jednym lub kilku miejscach, powiązana ze sobą.


Znak sprawy

Kod identyfikujący w sposób jednoznaczny sprawę w danym podmiocie.


ZoSIA

Zintegrowany System Informacji Archiwalnej, system teleinformatyczny zaprojektowany, utrzymywany i rozwijany przez Narodowe Archiwum Cyfrowe. Więcej o projekcie ZoSIA można znaleźć tutaj.