angle-left null Paczka archiwalna

Proces przekazywania dokumentów elektronicznych, które stanowią materiały archiwalne został opisany w rozporządzeniach Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 2006 r. (w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi oraz w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych) oraz w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (załącznik nr 6 – instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych).

W rozporządzeniu w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych, pojawia się po raz pierwszy pojęcie paczki archiwalnej.

Czym jest paczka archiwalna?

Paczkę archiwalną należy rozumieć jako zbiór materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej, przeznaczonych do przekazania do archiwum państwowego, utworzonych i zapisanych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne
przekazywane do archiwów państwowych. Jako paczkę archiwalną należy rozumieć nieskompresowany zbiór plików o znanej strukturze zawierający dokumenty elektroniczne oraz opisujące je metadane. Na opisujące metadane składają się:

  • Plik(i) XML opisujące dokumenty wchodzące w skład paczki archiwalnej,
  • Plik(i) opisujące grupy/sprawy do jakich należały przekazane w paczce pliki.

Struktura paczki archiwalnej

Paczka archiwalna jest więc pewnym rodzajem „opakowania” służącego do przekazywania materiałów archiwalnych w postaci dokumentów elektronicznych do archiwów państwowych, jednak aby mogła spełnić swoją rolę musi spełniać kilka wymagań. Paczka archiwalna to zbiorczy plik, w którym umieszczono grupę plików o konkretnych nazwach i określonej zawartości. Plik paczki archiwalnej musi zawierać trzy foldery zdefiniowane jako:

  • dokumenty,
  • metadane,
  • sprawy,

W pliku paczki archiwalnej powinny znajdować się tylko i wyłącznie 3 odpowiednio nazwane, wyżej wskazane foldery, o następującej zawartości:

  • Folder „dokumenty” zawiera dokumenty elektroniczne – wszelkie, jakie są
    przekazywane w paczce – z nazwami takimi, jakie nadał system. Jeśli dokument
    składa się z więcej niż jednego pliku, to tworzy się podfolder zawierający
    przynajmniej dwa pliki składające się na dokument. Folder "dokumenty" powinien zawierać przynajmniej jeden dokument elektroniczny składający się z jednego lub więcej plików.
  • Folder "metadane" powinien zawierać pliki z metadanymi opisującymi dokumenty elektroniczne znajdujące się w folderze "dokumenty". Każdy dokument elektroniczny musi być opisany przez dokładnie jeden plik z metadanymi.​​​​​​​
  • Folder "sprawy" powinien zawierać metadane spraw lub innych grup dokumentów. Każdy dokument w paczce archiwalnej musi przynależeć przynajmniej do jednej sprawy lub innej grupy dokumentów. Nazwa pliku dla metadanych sprawy jest zespoleniem identyfikatora sprawy lub innej grupy dokumentów oraz rozszerzenia xml.

Ponadto dokumenty zawarte w paczce archiwalnej powinny spełniać określone w rozporządzeniu w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych wymagania tj.:

 

  • Materiały archiwalne powinny być zapisywane w paczce archiwalnej w takim formacie, w jakim były ostatnio przechowywane w jednostce organizacyjnym je przekazującej (w momencie tworzenia paczki archiwalnej).
  • Informatyczne nośniki danych, na których będą przekazywane materiały archiwalne do archiwów państwowych, powinny być przeznaczone i przystosowane do tego, aby je przenosić pomiędzy różnymi urządzeniami odtwarzającymi. Rozporządzenie nie wskazuje konkretnego formatu nośnika ani jego producenta (gdyby wskazano konkretny format nośnika, rozporządzenie mogłoby się bardzo szybko zdezaktualizować, uniemożliwiając zastosowanie innych powszechnie stosowanych rozwiązań). Zakłada się bowiem, że informatyczne nośniki danych, na których będą przekazywane materiały do archiwów państwowych, będą pochodzić od różnych producentów, co przy przekazywaniu materiałów archiwalnych ma zapewnić stosowanie nośników będących w powszechnym użyciu.
  • Struktura metadanych do zapisanych materiałów archiwalnych w paczce archiwalnej powinna odpowiadać strukturze określonej dla dokumentów elektronicznych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej, tj. powinna być zgodna ze strukturą wskazaną w rozporządzeniu w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych. Metadane powinny być zapisane w formacie XML.

Należy też pamiętać o tym, że w paczce archiwalnej - szczególnie w przypadku jej generowania z systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją - powinny się znaleźć wszelkie metadane istotne z punktu widzenia prowadzonej sprawy i przechowywanej dokumentacji (np. informacja o tym, że dany dokument jest przechowywany w składzie chronologicznym) i zachowane powinny zostać wszelkie powiązania pomiędzy dokumentami oraz ich relacje, wraz z datami ich ustanowienia.

Aktualności

29.06.2020

Platforma szkoleniowa systemu ADE

Głównym celem platformy szkoleniowej jest zapoznanie użytkowników z wiedzą ogólną dotyczącą wykorzystywanych przez nich Portali oraz przygotowanie ich do wykonywania obowiązków służbowych na bazie dostarczonych rozwiązań.

czytaj
29.06.2020

Spotkania informacyjne

W dniach 18, 23 i 26 czerwca Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych zorganizowała spotkania informacyjne poświęcone systemowi Archiwum Dokumentów Elektronicznych skierowane do pracowników archiwów państwowych i jednostek przekazujących materiały archiwalne do tych archiwów. Ze względu na obecną sytuację epidemiologiczną, spotkania przeprowadzone zostały w formule zdalnej. Odbywały się one  

czytaj
29.06.2020

System Archiwum Dokumentów Elektronicznych został uruchomiony

System Archiwum Dokumentów Elektronicznych został przygotowany już kilka miesięcy temu. Plany dotyczące oficjalnego uruchomienia systemu zostały jednak pokrzyżowane przez sytuację epidemiologiczną w Polsce. Planowane uprzednio szkolenia warsztatowe dla administratorów lokalnych i pracowników merytorycznych, koniecznych aby właściwie przygotować pracowników archiwów państwowych, nie mogły zostać

czytaj